Privacyverklaring

Welkom bij Regionaal Energieloket. We vinden uw privacy belangrijk en gaan daarom zorgvuldig met uw persoonsgegevens om.

Deze privacyverklaring is van toepassing op websitebezoekers, iedereen die van onze diensten gebruik maakt en voor sollicitanten.

Op deze pagina laten we u weten welke informatie we over u verzamelen, waarom en wat we daarmee doen. Ook informeren we u over uw rechten.

Mocht u nog vragen hebben, aarzel dan niet om ons te mailen op vragen@regionaalenergieloket.nl.

Hoe we veilig omgaan met uw gegevens

Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

Als u gebruik maakt van onze diensten dan verwerken wij uw persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn die gegevens die, simpel gezegd, te herleiden zijn naar aan individu. Dit kan direct of indirect. Een voorbeeld van indirecte persoonsgegevens is bijvoorbeeld een IP adres. Organisaties die persoonsgegevens verwerken moeten voldoen aan de privacywet (AVG). Wij zijn verantwoordelijk voor naleving van de AVG en dus voor het waarborgen van uw privacy.

  • Wie zijn wij? Wij zijn Regionaal Energieloket. Onder de handelsnaam Regionaal Energieloket verstaan wij Regionaal Energieloket BV (KvK: 76549003) en haar zustermaatschappijen Regionaal Energieloket Projecten B.V. (KvK: 76548775) en REL Backoffice B.V. (KvK: 76548848). U kunt ons bereiken per mail (vragen@regionaal energieloket.nl) of telefoon (088 525 41 00).

In sommige gevallen werken wij samen met gemeentes. In principe zijn wij alleen verwerkingsverantwoordelijke wanneer jullie gegevens aan ons verstrekken en van onze dienstverlening gebruik maken. De gemeenten zijn zelfstandig verwerkingsverantwoordelijk. Als we persoonsgegevens delen dan doen we dit op een niet-herleidbaar (geaggregeerd) niveau of we maken afspraken over hoe de privacy van beide kanten wordt gewaarborgd.

Welke persoonsgegevens hebben jullie van mij? En hoe komen jullie hieraan?

Regionaal Energieloket biedt een online HuisScan aan, waarin gegevens over uw woning worden verwerkt. Wanneer u onze HuisScan doet, vult u verschillende gegevens in over uw woning, huishouden en persoonlijke voorkeuren. Bijvoorbeeld uw postcode en huisnummer, of u een koop- of een huurwoning hebt, wat voor type woning het is (zoals vrijstaand, 2- onder-1 kap, etc.), het bouwjaar van de woning en het aantal personen in het huishouden. Daarnaast verrijken we het profiel van uw huis met informatie uit openbare bronnen zoals het Kadaster en het Centraal Bureau voor Statistiek.

Regionaal Energieloket stelt u verder in staat om offertes voor besparingsmaatregelen op te vragen bij bedrijven. We houden daar informatie over bij. Bij het aanvragen van een offerte op onze website vragen we informatie over uzelf: uw voor- en achternaam, emailadres, telefoonnummer, adres, de status van uw offerte aanvraag en eventuele opmerkingen voor de installateur of voor Regionaal Energieloket.

Wij houden vervolgens bij welke maatregelen voor uw interessant zijn en voor welke besparingsmaatregelen u via Regionaal Energieloket een offerte hebt opgevraagd. Ook registreren we de offertes die op uw verzoek door bedrijven zijn uitgebracht. Bedrijven sturen ons een kopie daarvan. Tot slot houden we bij of u op een offerte bent ingegaan en wat het bedrag van de opdracht was. Aan de hand hiervan registreren we ook welke besparingsmogelijkheden u via Regionaal Energieloket hebt toegepast.

Wanneer u een e-book of checklist via Regionaal Energieloket downloadt, vult u uw emailadres in. Dit is ook het geval als u zich inschrijft voor de nieuwsbrief.

Wanneer u (vrijblijvend) mee doet aan een project/actie van het Regionaal Energieloket vult u NAW- en communicatiegegevens in. Ook kunnen we u vragen om dan extra gegevens over uw woning in te vullen.

Als u bij Regionaal Energieloket solliciteert, dan slaan we de gegevens op die u aan ons verstrekt zoals uw motivatiebrief en cv.

Tot slot: we plaatsen cookies zodat onze website goed functioneert, we statistieken kunnen maken en surfgedrag kunnen registreren. Hiervoor verwerken we, afhankelijk van het soort cookie en of u toestemming hebt gegeven, (gemaskeerd) IP-adres, informatie over uw browser, duur van de sessie, apparatuur en surfgedrag. Bekijk onze cookieverklaring.

Voor welke doelen gebruiken jullie deze gegevens?

We gebruiken uw gegevens voor verschillende doelen. Deze hebben we hieronder omschreven. Om met u te communiceren

We gebruiken de informatie over uzelf om met u te communiceren over voor u relevante ontwikkelingen en om u (service)mails te sturen waarmee we u informeren over ons en vergelijkbare diensten. Daarnaast gebruiken we deze informatie voor communicatie om u in contact te brengen met een installateur. Om u een e-book of checklist te sturen

Als u dat hebt aangevraagd, dan sturen we u een e-book of checklist op het door u opgegeven e-mailadres. Om te adviseren over besparingsmogelijkheden

We gebruiken de informatie die u hebt ingevuld door de HuisScan te doen om u te adviseren over energiebesparingsmogelijkheden. Bijvoorbeeld: als we met de beschikbare gegevens vaststellen dat uw huis geschikt lijkt voor zonnepanelen, kunnen wij u adviseren over te behalen kostenbesparingen. Om onze HuisScan te verbeteren

We gebruiken de informatie over uw huis ook om onze HuisScan en de daaraan gerelateerde besparingsberekeningen te verbeteren. Dit doen wij zoveel mogelijk anoniem, maar in sommige gevallen kan het op adresniveau zijn (wanneer er sprake is van bugs die adresgebonden zijn bijvoorbeeld).

Om u te koppelen aan een bedrijf en offertes op te vragen

We doen ons best om u zo goed mogelijk te koppelen aan voor u interessante bedrijven die u verder kunnen helpen met het verduurzamen van uw huis. Zo kunnen we u bijvoorbeeld alleen aan bedrijven uit uw regio koppelen als u aangeeft daarin interesse te hebben.

Als u offertes opvraagt via Regionaal Energieloket dan sturen we de door u geselecteerde bedrijven de hierboven genoemde informatie over uzelf (zodat ze u kunnen bereiken), soms aangevuld met extra informatie over uw huis (zodat ze een goede offerte kunnen maken). U kunt het overzicht met informatie dat wij delen met bedrijven altijd opvragen bij Regionaal Energieloket via vragen@regionaalenergieloket.nl.

Om direct marketing te voeren

Gegevens van klanten of geïnteresseerden kunnen wij gebruiken om hen op de hoogte te stellen van onze diensten en producten. We houden hierbij altijd rekening met de regels die op het gebied van de AVG en de Telecommunicatiewet (spamverbod) gelden.

Om onze financiële administratie vast te stellen

Wij krijgen (enkel bij collectieve projecten op wijk/buurt of gemeenteniveau) van bedrijven een commissie op uitgevoerde offertes. Die commissie wordt berekend aan de hand van het bedrag van de koopovereenkomst. Daarvoor gebruiken we dus de aan u uitgebrachte offertes. Daarnaast gebruiken we offertes om bij te houden wat de conversie is per bedrijf – we brengen dus in kaart hoeveel offertes een bedrijf heeft uitgebracht en hoeveel daarvan door de klant zijn geaccepteerd. Dit doen wij om de kwaliteit van onze dienstverlening hoog te houden.

We hebben met bedrijven afgesproken dat ze deze informatie alleen gebruiken voor het aanbieden van de gewenste offerte. Zij bewaren deze gegevens daarna nog om te zien hoeveel geslaagde offertes ze hebben uitgebracht. Ze zullen de informatie niet gebruiken om u te benaderen met nieuwe aanbiedingen. Indien dit wel het geval is, laat het ons dan weten zodat we maatregelen kunnen nemen.

Als u vervolgens een of meerdere van deze partijen inschakelen om voor jullie werkzaamheden te verrichten, dan zijn zij zelf verantwoordelijk om uw privacy te waarborgen.

Om uw sollicitatie in behandeling te nemen

Als u bij ons solliciteert dan gebruiken we uw gegevens om te beoordelen of u bij ons past en om te kijken of we u uitnodigen voor een gesprek.

Voor statistieken (intern en extern)

Daarnaast maken we totaaloverzichten van de informatie die we hebben verzameld. Die verstrekken we ieder jaar aan gemeentes. Die overzichten bevatten:

  • Het aantal gebruikers van de site in de betreffende regio;

  • Het aantal uitgevoerde HuisScans in de regio;

  • Het aantal uitgebrachte offertes in de regio;

  • De besparingsmaatregelen die zijn genomen in de betreffende regio;

  • Een indicatie van de gerealiseerde CO2 besparing in de regio.

Die overzichten hebben maximaal een detailniveau op postcode 6 (cijfers + letters) gebied. Als het zo is dat we in dat geval persoonsgegevens zouden verstrekken, geven we informatie op meer geaggregeerd niveau om dat te voorkomen. Dit is dan postcode 4 niveau (alleen de cijfers). Bijvoorbeeld, als u de enige bezitter bent van zonnepanelen in uw straat dan wordt er een groter gebied weergegeven. Randvoorwaarde is dat deze data nooit te herleiden is tot een individu, tenzij dit met u is afgesproken. Door het gebruik van cookies zijn wij zijn ook in staat statistieken te maken van uw gebruik van de website. Op deze manier kunnen wij onze website steeds verbeteren en afstemmen op het gedrag van onze websitebezoekers.

Welke grondslagen hebben jullie?

Om uw gegevens te verwerken hebben wij een grondslag nodig. Deze grondslagen staan genoemd in de privacywet (AVG). Wij hebben de volgende grondslagen:

Overeenkomst.

Maakt u gebruik van onze HuisScan, dan hebben we door u ingevulde gegevens nodig om u te voorzien van een indicatief energiebespaaradvies. Zonder deze gegevens kunnen wij onze dienst aan u niet verlenen. Ook kunt u via onze website offertes opvragen bij door u geselecteerde installateurs. De gevraagde gegevens zijn nodig om een offerte op te vragen bij deze partij(en) en zijn nodig ter voorbereiding van een overeenkomst tussen jullie.

Wettelijke plicht.

We bewaren die gegevens die nodig zijn om aan onze financiële en administratieve verplichtingen te (kunnen) voldoen. Als er een fiscale bewaarplicht is, geldt een bewaartermijn van 7 jaar.

Toestemming.

We vragen toestemming voor het sturen van onze nieuwsbrief met o.a. duurzaamheidstips (uitzondering voor bestaande klanten, die sturen we een nieuwsbrief op grond van ons gerechtvaardigde belang). Ook vragen wij toestemming voor het plaatsen van bepaalde cookies, die uw surfgedrag volgen. U kunt uw toestemming altijd intrekken door op de afmeldlink onderaan iedere mail te klikken en door cookies te verwijderen. Tot slot vragen wij toestemming voor het bewaren van uw sollicitatie (motivatiebrief, cv).

Gerechtvaardigd belang.

Bestaande klanten kunnen wij e-mails sturen om hen op de hoogte te brengen van ontwikkelingen en duurzaamheid tips. Ook klanten die hebben meegedaan aan een project (bijvoorbeeld een groepsaankoop of wijkaanpak), kunnen wij in de toekomst benaderen voor nieuwe of aangepaste initiatieven. Ditzelfde geldt voor mensen voor wie een gewenste groepsaankoop of wijkaanpak niet geschikt bleek te zijn. We kunnen dan een alternatief aanbieden.

Wij hebben een commercieel belang om direct marketing te voeren op bestaande klanten en (mogelijk) geïnteresseerden. Iedereen die gebruik maakt of wil maken van onze diensten zijn erbij gebaat dat zij de dienstverlening krijgen die is afgestemd op hun behoeftes. We gebruiken hier een beperkt aantal persoonsgegevens en de impact op de privacy is beperkt. Maken we gebruik van mailings, dan kan de ontvanger hiervan zich altijd afmelden met de afmeldlink onderaan iedere mail.

Tot slot hebben wij een gerechtvaardigd belang om het surfgedrag binnen de website te analyseren zodat we onze website kunnen verbeteren.

Met welke derde partijen delen jullie mijn gegevens?

We delen uw gegevens alleen met partijen die wij inschakelen voor het uitvoeren van onze dienstverlening, zoals hostingpartijen, softwareleveranciers en partijen die cookies plaatsen.

Wanneer u daarvoor hebt gekozen, geven we uw gegevens ook aan de betreffende installateurs door. We kunnen gegevens ook delen met gemeenten, maar dit gebeurt op een geaggregeerd niveau (de enige uitzondering hierop vormen gegevens die wij verzamelen in het kader van de 'Regeling Reductie Energieverbruik (RRE). Via de RRE kunnen gemeenten projecten opzetten om huiseigenaren te stimuleren tot kleine energiebesparende maatregelen in huis.  Gemeenten konden in 2019 hiervoor een subsidie aanvragen bij het Rijk. Voor de uitvoering van deze subsidie werken gemeenten o.a. met ons samen. Via verschillende projecten zoals collectieve acties, webinars, informatieavonden etc. informeren en stimuleren wij inwoners om duurzame maatregelen te treffen. Gemeenten dienen richting het Rijk na afloop te kunnen verantwoorden hoeveel unieke inwoners/huishoudens er bereikt zijn met de projecten. Om die reden kunnen wij genoodzaakt zijn met gemeenten te delen welke unieke adressen er mee hebben gedaan aan een project van het Regionaal Energieloket. Wij delen alleen de informatie die strikt noodzakelijk is (postcode en huisnummer) voor de gemeente om te voldoen aan hun rapportage verplichtingen richting het Rijk).

Verdere delen we uw gegevens met derde partijen wanneer u hier toestemming voor hebt gegeven. Denk hierbij aan marketing cookies.

Om uw privacy te waarborgen sluiten we de benodigde contracten waarin we afspraken maken over de omgang met persoonsgegevens.

We kunnen eventueel persoonsgegevens delen als dat nodig is om aan een wettelijke verplichting te voldoen of wanneer dit nodig is in geval van een juridisch geschil.

Waar slaan jullie mijn gegevens op?

We slaan uw gegevens op bij onze servers in Ierland en Duitsland (EU). Buiten de EU slaan wij alleen gegevens op als er voldaan wordt aan de aanvullende eisen van de AVG, zoals wanneer de organisatie het Privacy Shield certificaat heeft (Amerika) of wanneer er aanvullende overeenkomsten zijn ondertekend waarmee uw privacy gewaarborgd wordt. Dit geldt bijvoorbeeld voor onze CRM-tool.

Hoe lang slaan jullie mijn gegevens op?

We gebruiken uw gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor u deze hebt verstrekt. Hoe lang dit exact is, hangt af van het doel en hebben we intern vastgelegd. Daarbij houden we onder andere rekening bij ons belang om u goed van dienst te kunnen zijn als u vragen hebt over gebruikte diensten en dat wij er baat bij hebben een overzicht te hebben van getroffen maatregelen door heel het land (zowel voor onze statistieken als voor gemeenten).

Als u bij ons solliciteert dan bewaren we uw gegevens maximaal 1 maand na afronding van de sollicitatieprocedure, tenzij u ons toestemming geeft uw gegevens in ons systeem te bewaren. In dat geval bewaren we deze 1 jaar.

Welke beveiligingsmaatregelen treffen jullie?

Wij nemen beveiligingsmaatregelen die passen bij de aard van de te verwerken gegevens. Zo zorgen we er onder andere voor dat alleen de werknemers toegang hebben tot die gegevens die dat nodig hebben bij het uitoefenen van hun functie, de persoonsgegevens worden versleuteld opgeslagen en de gegevens die u invult op de website worden versleuteld verzonden (SSL-certificaat).

Om ervoor te zorgen dat we jullie gegevens niet verliezen, maken we backups. Deze worden versleuteld opgeslagen en na een maand verwijderd.

Welke rechten heb ik ten aanzien van mijn privacy?

U hebt verschillende rechten ten aanzien van uw privacy. Zo hebt u het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast hebt u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Regionaal Energieloket.

Dit laatste is bijvoorbeeld het geval wanneer we uw gegevens voor direct marketing doeleinden gebruiken.

Ook hebt u in sommige gevallen het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een andere, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek / bezwaar / intrekking sturen naar vragen@regionaalenergieloket.nl. Graag in de onderwerpsregel zetten “Persoonsgegevens”.

We zullen na ontvangst van uw mail onderzoeken of wij aan uw verzoek tegemoet kunnen en moeten komen. Het kan zijn dat wij bepaalde rechten hebben waardoor we uw gegevens niet kunnen of hoeven te verwijderen.

Belangrijk nog: wij moeten controleren of uw identiteit klopt. Het kan daarom zijn dat we om aanvullende informatie zullen vragen voordat we uw verzoek in behandeling kunnen nemen.

We zullen zo snel mogelijk reageren op uw verzoek.

Als u niet tevreden bent over hoe wij met uw privacy omgaan, dan kunt u dat laten weten per e-mail. Natuurlijk hopen we dat we er met u uitkomen. Ook staat het u vrij een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via deze link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-indienen-bij-deap

Als u geen cookies (meer) wilt, kunt u zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. Houd wel rekening met het volgende: uitschakelen van cookies heeft alleen gevolgen voor de computer én de browser waarop u deze handeling uitvoert. Indien u gebruik maakt van meerdere computers en/of browsers, herhaal deze handeling dan zo vaak als nodig.

Wat als jullie privacybeleid wijzigt?

De regels rondom de bescherming van persoonsgegevens kunnen veranderen. Ook kan onze dienstverlening veranderen. Wij behouden ons dan ook het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Wilt u up-to-date blijven? Controleer deze verklaring dan regelmatig.

Versie april 2020

Heeft u een vraag of een opmerking? Ons team zit voor u klaar van maandag tot en met vrijdag van 9:00 tot 17:30


Foto van 3 werknemers Regionaal Energieloket