Privacyverklaring

Welkom bij Regionaal Energieloket. We vinden je privacy belangrijk en gaan daarom zorgvuldig met jouw persoonsgegevens om.

Deze privacyverklaring is van toepassing op websitebezoekers, iedereen die van onze diensten gebruik maakt en sollicitanten. De verklaring geldt voor alle (sub)domeinen die Regionaal Energieloket gebruikt (waaronder regionaalenergieloket.nl en kennisbank.regionaalenergieloket.nl).

Op deze pagina laten we je weten welke informatie we over je verzamelen, waarom en wat we daarmee doen. Ook informeren we jou over jouw rechten.

Mocht je nog vragen hebben, aarzel dan niet om ons te mailen op vragen@regionaalenergieloket.nl.

Hoe we veilig omgaan met jouw gegevens

Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

Als je gebruik maakt van onze diensten dan verwerken wij jouw persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn die gegevens die, simpel gezegd, te herleiden zijn naar een individu. Dit kan direct of indirect. Een voorbeeld van indirecte persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld adres en postcode. Organisaties die persoonsgegevens verwerken moeten voldoen aan de privacywet (AVG). Wij zijn verantwoordelijk voor naleving van de AVG en dus voor het waarborgen van jouw privacy.

Wie zijn wij? Wij zijn Regionaal Energieloket. Onder de handelsnaam Regionaal Energieloket verstaan wij Regionaal Energieloket BV (KvK: 76549003) en haar zustermaatschappijen Regionaal Energieloket Projecten B.V. (KvK: 76548775) en REL Backoffice B.V. (KvK: 76548848). Wij zijn gevestigd aan de Willem Landréstraat, 21077KZ, in Amsterdam. Je kunt ons bereiken per mail (vragen@regionaal energieloket.nl) of telefoon (088 525 41 00).

In sommige gevallen werken wij samen met gemeenten. In principe zijn wij alleen verwerkingsverantwoordelijke wanneer jullie gegevens aan ons verstrekken en van onze dienstverlening gebruik maken. De gemeenten zijn zelfstandig verwerkingsverantwoordelijk. Als we persoonsgegevens delen dan doen we dit op een geaggregeerd niveau of we maken afspraken over hoe de privacy van beide kanten wordt gewaarborgd.

Voor welke doeleinden verwerken jullie persoonsgegevens?  Hieronder leggen we uit voor welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken, welke persoonsgegevens wij verwerken, op welke wettelijke grondslag we ons beroepen en wat de bewaartermijn is van de persoonsgegevens. 

Doeleinde: Om je een e-book, nieuwsbrief, uitnodiging voor een informatieavond/webinar of cadeauboncode voor een energievoucher te sturen  Als je dat hebt aangevraagd, dan sturen we je een e-book, nieuwsbrief, cadeaubon, of een uitnodiging voor een informatieavond/webinar op het door jou opgegeven e-mailadres. De nieuwsbrief bevalt altijd een afmeldlink zodat je je kunt afmelden als je geen behoefte meer hebt deze te ontvangen. 

Welke persoonsgegevens verwerken we:  e-mail, voornaam, achternaam

Grondslag:  uitvoering overeenkomst 

Bewaartermijn:  totdat je je weer uitschrijft voor de nieuwsbrief en elke nieuwsbrief bevat een afmeldlink.

Doeleinde: Om je te adviseren over besparingsmogelijkheden  Regionaal Energieloket biedt een online HuisScan aan, waarin gegevens over jouw woning worden verwerkt. Wanneer je onze HuisScan doet, vul je verschillende gegevens in over je woning, huishouden en persoonlijke voorkeuren. Bijvoorbeeld je postcode en huisnummer, of je een koop- of een huurwoning hebt, wat voor type woning het is (zoals vrijstaand, 2- onder-1 kap, etc.), het bouwjaar van de woning en het aantal personen in het huishouden. Daarnaast verrijken we het profiel van je huis met informatie uit openbare bronnen zoals het Kadaster en het Centraal Bureau voor Statistiek. We gebruiken de informatie die je hebt ingevuld door de HuisScan te doen om jou te adviseren over energiebesparingsmogelijkheden. Bijvoorbeeld: als we met de beschikbare gegevens vaststellen dat je huis geschikt lijkt voor zonnepanelen, kunnen wij je adviseren over te behalen kostenbesparingen. Als je wilt kun je de resultaten van je HuisScan naar jezelf toe mailen als PDF. 

Welke persoonsgegevens verwerken we:  adres, woning specifieke kenmerken zoals bouwjaar en of de woning wel/geen kruipruimte heeft, optioneel: e-mailadres

Grondslag:  uitvoering overeenkomst 

Bewaartermijn:  maximaal 5 jaar

Doeleinde: om je ervaringen te tonen van andere bewoners  Op onze website tonen we ervaringen van andere bewoners met het verduurzamen van hun woning. 

Welke persoonsgegevens verwerken we: naam, foto van de woning 

Grondslag:  uitvoering overeenkomst  

Bewaartermijn:  maximaal 7 jaar

Doeleinde: om onze HuisScan te verbeteren  We gebruiken de informatie over je huis ook om onze HuisScan en de daaraan gerelateerde besparingsberekeningen te verbeteren. Dit doen wij zoveel mogelijk anoniem, maar in sommige gevallen kan het op adresniveau zijn (wanneer er sprake is van bugs die adresgebonden zijn bijvoorbeeld).

Welke persoonsgegevens verwerken we:  adres, woning specifieke kenmerken zoals bouwjaar en of de woning wel/geen kruipruimte heeft, optioneel: e-mailadres

Grondslag:  gerechtvaardigd belang. 

Bewaartermijn:  maximaal 5 jaar

Doeleinde: om je te koppelen aan een bedrijf/energieadviseur en offertes op te vragen  We doen ons best om je zo goed mogelijk te koppelen aan voor jou interessante bedrijven die jou verder kunnen helpen met het verduurzamen van jouw huis. Zo kunnen we je bijvoorbeeld alleen aan bedrijven uit jouw regio koppelen als je aangeeft daarin interesse te hebben.

Als je offertes opvraagt via Regionaal Energieloket of een afspraak plant met een energiecoach/energieambassadeur/energieadviseur dan sturen we hen de hieronder genoemde informatie over jezelf (zodat ze je kunnen bereiken), soms aangevuld met extra informatie over je huis (zodat ze een goede offerte kunnen maken). Je kan het overzicht met informatie dat wij delen met bedrijven altijd opvragen bij Regionaal Energieloket via vragen@regionaalenergieloket.nl.

Welke persoonsgegevens verwerken we:  Regionaal Energieloket stelt je verder in staat om offertes voor besparingsmaatregelen op te vragen bij bedrijven. We houden daar informatie over bij. Bij het aanvragen van een offerte of het boeken van een afspraak met een energieadviseur via onze website vragen we informatie over jezelf: je voor- en achternaam, je e-mailadres, je telefoonnummer, je adres, de status van je offerte aanvraag, eventuele woningspecifieke kenmerken zoals het bouwjaar en eventuele opmerkingen voor de installateur, energieadviseur of voor Regionaal Energieloket.

Grondslag:  uitvoering overeenkomst. 

Bewaartermijn:  maximaal 5 jaar

Doeleinde: Om alternatieven te bieden  Indien een gewenste groepsaankoop of wijkaanpak niet geschikt blijkt te zijn bieden we je, als onderdeel van onze dienstverlening, een alternatief aan..

Welke persoonsgegevens verwerken we:  e-mailadres, NAW

Grondslag: uitvoering overeenkomst. 

Bewaartermijn:  maximaal 5 jaar

Doeleinde: Om onze financiële administratie vast te stellen  Regionaal Energieloket ontzorgt, enkel bij collectieve projecten, het uitvoerende bouw- of installatiebedrijf door een deel van hun werkzaamheden over te nemen. Hieronder vallen het beantwoorden van bewonersvragen door onze klantenservice, het geautomatiseerd verwerken van geïnteresseerden, het inplannen van afspraken met bewoners, (kwaliteits)monitoring en rapportage van resultaten. Het uitvoerende bouw- of installatiebedrijf kan zo een stuk efficiënter werken. Regionaal Energieloket ontvangt van het uitvoerende bouw- of installatiebedrijf een vergoeding voor de hiervoor genoemde werkzaamheden. De vergoeding wordt berekend aan de hand van het bedrag van de door jou afgesloten koopovereenkomst. Daarnaast gebruiken we offertes om bij te houden wat de conversie is per bedrijf – we brengen dus in kaart hoeveel offertes een bedrijf heeft uitgebracht en hoeveel daarvan door de klant zijn geaccepteerd. Dit doen wij om de kwaliteit van onze dienstverlening hoog te houden.

We hebben met bedrijven afgesproken dat ze door jou aangeleverde gegevens alleen gebruiken voor het aanbieden van de gewenste offerte(s). Zij bewaren deze gegevens daarna nog om te zien hoeveel geslaagde offertes ze hebben uitgebracht. Ze zullen de informatie niet gebruiken om je te benaderen met nieuwe aanbiedingen. Indien dit wel het geval is, laat het ons dan weten zodat we maatregelen kunnen nemen.

Als je vervolgens een of meerdere van deze partijen inschakelt om werkzaamheden te verrichten, dan zijn zij zelf verantwoordelijk voor het waarborgen van jouw privacy.

Welke persoonsgegevens verwerken we:  e-mailadres, NAW, offerte bedragen

Grondslag:  uitvoering overeenkomst en gerechtvaardigd belang.

Bewaartermijn:  maximaal 5 jaar

Doeleinde: Verbetering van onze dienstverlening en het detecteren van fouten/fraude Wij gebruiken anonieme data om onze dienstverlening te verbeteren. Daarnaast gebruiken we jouw gegevens om fouten/fraude te detecteren. Je gegevens worden daarvoor zoveel mogelijk geanonimiseerd, maar het is niet altijd mogelijk om alles te anonimiseren. Dit doen wij omdat we een belang hebben bij het optimaliseren en beveiligen van de dienstverlening.

Welke persoonsgegevens verwerken we : NAW, telefoonnummer, e-mailadres

Grondslag : gerechtvaardigd belang

Bewaartermijn : maximaal 5 jaar

Doeleinde: Om jouw sollicitatie in behandeling te nemen  Als je bij ons solliciteert dan gebruiken we jouw gegevens om te beoordelen of je bij ons past en om te kijken of we je uitnodigen voor een gesprek. 

Welke persoonsgegevens verwerken we:  e-mailadres, NAW, CV

Grondslag:  uitvoering overeenkomst

Bewaartermijn:  Als je bij ons solliciteert dan bewaren we jouw gegevens maximaal 1 maand na afronding van de sollicitatieprocedure, tenzij je ons toestemming geeft jouw gegevens in ons systeem te bewaren. In dat geval bewaren we deze 1 jaar.

Doeleinde: voor statistieken (intern en extern)  Tot slot maken we geaggregeerde overzichten van de informatie die we hebben verzameld. Die verstrekken we ieder jaar aan gemeenten. Die overzichten bevatten:

• Het aantal gebruikers van de site in de betreffende regio;

• Het aantal uitgevoerde HuisScans in de regio;

• Het aantal uitgebrachte offertes in de regio;

• De besparingsmaatregelen die zijn genomen in de betreffende regio;

• Een indicatie van de gerealiseerde CO2 besparing in de regio.

Die overzichten hebben maximaal een detailniveau op postcode 6 (cijfers + letters) gebied. Als het zo is dat we in dat geval persoonsgegevens zouden verstrekken, geven we informatie op meer geaggregeerd niveau om dat te voorkomen. Dit is dan postcode 4 niveau (alleen de cijfers). Bijvoorbeeld, als je de enige bezitter bent van zonnepanelen in jouw straat dan wordt er een groter gebied weergegeven. Randvoorwaarde is dat deze data nooit te herleiden is tot een individu, tenzij dit met jullie is afgesproken. 

Welke persoonsgegevens verwerken we:  uitgevoerde HuisScans en getroffen duurzaamheidsmaatregelen op adresniveau

Grondslag:  gerechtvaardigd belang

Bewaartermijn:  Maximaal 5 jaar

Doeleinde: Cookies en lokale opslag We plaatsen cookies zodat onze website goed functioneert, we statistieken kunnen maken en surfgedrag kunnen registreren. Dit doen wij, afhankelijk van het type cookie, op basis van toestemming of ons gerechtvaardigd belang. Voor meer informatie over welke cookies we gebruiken, welke gegevens daarbij verwerkt worden en wat de bewaartermijn is verwijzen wij je graag door naar onze cookieverklaring. Voor de kennisbank gebruiken wij andere cookies en hanteren we een andere cookieverklaring (kennisbank).

Met welke derde partijen delen jullie mijn gegevens?

We delen jouw gegevens enkel met derden, wanneer dit op basis van de huidige wetgeving is toegestaan. Bijvoorbeeld omdat wij hen inschakelen voor het uitvoeren van onze dienstverlening, zoals hostingpartijen, softwareleveranciers en partijen die cookies plaatsen. Een voorbeeld van zo'n partij is Banzai International. Bij Banzai international nemen wij het programma Demio af als software voor onze informatieavonden.

Het kan voorkomen dat wij jouw persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken, omdat: 

• wij hen hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken;

• wij daar een wettelijke grondslag voor hebben (bijvoorbeeld jouw toestemming);

• wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).

De partijen die in onze of jouw opdracht persoonsgegevens verwerken zijn: 

• Gemeenten

• IT-dienstverleners

• Marketing dienstverleners

• Installateurs

• Samenwerkingspartners

De gemeente mag jouw gegevens enkel verwerken als zij daar een grondslag voor hebben. Dit kan bijvoorbeeld zijn omdat zij aan een wettelijke verplichting moeten voldoen. Neem contact op met jouw gemeente voor meer informatie over de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Om jouw privacy te waarborgen sluiten we de benodigde contracten waarin we afspraken maken over de omgang met persoonsgegevens.

Waar slaan jullie mijn gegevens op?

We slaan je gegevens op bij onze servers in Ierland en Duitsland (EU). Buiten de EU slaan wij alleen gegevens op als er voldaan wordt aan de aanvullende eisen van de AVG, of wanneer er aanvullende overeenkomsten zijn ondertekend waarmee jouw privacy gewaarborgd wordt. 

Hoe lang slaan jullie mijn gegevens op?

We gebruiken jouw gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor je deze hebt verstrekt. Hoe lang dit exact is, hangt af van het doel en hebben we intern vastgelegd. Daarbij houden we onder andere rekening bij ons belang om jou goed van dienst te kunnen zijn als je vragen hebt over gebruikte diensten en dat wij er baat bij hebben een overzicht te hebben van getroffen maatregelen door heel het land (zowel voor onze statistieken als voor gemeenten). Per doeleinde hebben we beschreven wat de bewaartermijn is voor die gegevens.

Welke beveiligingsmaatregelen treffen jullie?

Wij nemen beveiligingsmaatregelen die passen bij de aard van de te verwerken gegevens. Zo zorgen we er onder andere voor dat alleen de werknemers toegang hebben tot die gegevens die dat nodig hebben bij het uitoefenen van hun functie, de persoonsgegevens worden versleuteld opgeslagen en de gegevens die je invult op de website worden versleuteld verzonden (SSL-certificaat).

Om ervoor te zorgen dat we jullie gegevens niet verliezen, maken we backups. Deze worden versleuteld opgeslagen en na een maand verwijderd.

Welke rechten heb ik ten aanzien van mijn privacy?

Je hebt verschillende rechten ten aanzien van jouw privacy. Zo heb je het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen.   Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken, te verzoeken om een beperking van de verwerking of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens  door Regionaal Energieloket.

Ook heb je in sommige gevallen het recht op gegevensoverdraagbaarheid.   Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een andere, door jou genoemde organisatie, te sturen.

Je kunt een verzoek / bezwaar / intrekking sturen naar privacy@regionaalenergieloket.nl. Graag in de onderwerpregel zetten “AVG verzoek”. Regionaal Energieloket heeft ook een functionaris gegevensbescherming (FG), deze is te bereiken via bovenstaand e-mailadres.

We zullen na ontvangst van jouw mail onderzoeken of wij aan jouw verzoek tegemoet kunnen en moeten komen. Het kan zijn dat wij bepaalde rechten hebben waardoor of er sprake is van een situatie waarin we niet aan jouw verzoek hoeven te of kunnen voldoen.

Belangrijk: wij moeten controleren of jouw identiteit klopt. Het kan daarom zijn dat we om aanvullende informatie zullen vragen voordat we jouw verzoek in behandeling kunnen nemen.

Wij zullen in principe binnen 30 dagen aan jouw verzoek voldoen. Deze termijn kan echter worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke rechten van betrokkenen of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij jou daarvan tijdig op de hoogte stellen.  

Als je niet tevreden bent over hoe wij met jouw privacy omgaan, dan kun je dat laten weten per e-mail. Natuurlijk hopen we dat we er met jou uitkomen. Ook staat het je vrij een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via deze link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/gebruik-uw-privacyrechten/klacht-melden-bij-de-ap.

Wat als jullie privacybeleid wijzigt?

De regels rondom de bescherming van persoonsgegevens kunnen veranderen. Ook kan onze dienstverlening veranderen. Wij behouden ons dan ook het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Wil je up-to-date blijven? Controleer deze verklaring dan regelmatig.

Versie januari 2023