Privacyverklaring Regionaal Energieloket

Deze privacyverklaring is het laatst aangepast in september 2023.

Regionaal Energieloket (handelend via Regionaal Energieloket B.V., REL Projecten B.V. en REL Backoffice B.V.) biedt overheden, gemeenten, bewoners en uitvoerende bedrijven hulp bij het makkelijker en efficiënter maken van het verduurzamen van gebouwen. In het kader van de dienstverlening die wij aanbieden verwerken wij persoonsgegevens. In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens wij van jou verwerken en wat we daarmee doen.

Deze privacyverklaring is van toepassing op websitebezoekers, iedereen die gebruik maakt van onze diensten en sollicitanten. De privacyverklaring geldt voor alle (sub)domeinen die Regionaal Energieloket gebruikt (waaronder regionaalenergieloket.nl, kennisbank.regionaalenergieloket.nl en gemeente.regionaalenergieloket.nl)

Onze privacyverklaring in het kort

Jouw privacy is voor ons van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat wij:

• Onze doeleinden duidelijk vastleggen voordat wij jouw persoonsgegevens verwerken, via deze privacyverklaring.

• Zo min mogelijk persoonsgegevens opslaan en enkel de gegevens die nodig zijn voor onze doeleinden.

• Expliciet toestemming vragen voor de verwerking van jouw persoonsgegevens, mocht toestemming verplicht zijn.

• Benodigde beveiligingsmaatregelen treffen om jouw persoonsgegevens te beschermen. Wij leggen deze verplichtingen ook op aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken.

• Jouw rechten respecteren , zoals het recht op inzage, correctie of verwijdering van jouw persoonsgegevens die bij ons verwerkt zijn.

Voor welke doeleinden gebruiken wij jouw persoonsgegevens?

Wij verkrijgen verschillende persoonsgegevens van jou. Per doeleinde geven wij aan welke gegevens wij van jou verkrijgen, met welke doeleinden wij deze gegevens verwerken en hoelang die worden bewaard. Als je vragen hebt of wilt weten wat we precies van jou bijhouden, neem dan contact met ons op. De contactgegevens staan onderaan in deze privacyverklaring.

Dienstverlening ten aanzien van bewoners

Contact

Wanneer je ons een e-mailbericht stuurt, het contactformulier invult, ons telefonisch benadert, of op een andere manier contact met ons opneemt, dan ga je in op ons aanbod om met ons in contact te treden (uitvoering van de overeenkomst).

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam

• Adresgegevens

• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)

• Eventuele informatie die je zelf invult als inhoud van een bericht

Wij slaan deze contactmomenten met de door jou verstrekte persoonsgegevens op voor het uitvoeren van het contact. We bewaren deze informatie, zo lang als dat nodig is voor dit contact of tot maximaal 4 jaar nadat wij voor het laatst contact met jou hebben gehad, omdat we er zeker van willen zijn dat we jouw vraag goed hebben afgehandeld.

Aanvraag informatie

Bij ons kun je allerlei informatie aanvragen. Denk aan informatie over verduurzamingsmaatregelen, maar ook een e-book, cadeaubon of een uitnodiging voor een informatieavond/ webinar (uitvoering overeenkomst).

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam

• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)

• Eventuele informatie die je zelf aan ons doorgeeft

Wij bewaren deze gegevens tot maximaal 5 jaar nadat je de aanvraag hebt gedaan. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaarplicht van 7 jaar).

Nieuwsbrief

Je kunt je bij ons aanmelden op de nieuwsbrief (toestemming).

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam

• E-mailadres

Wij bewaren jouw gegevens totdat je je uitschrijft voor onze nieuwsbrief. Mocht je de nieuwsbrief niet meer willen ontvangen, dan kun je je op elk moment afmelden via de link onderaan in de nieuwsbrief.

Advies besparingsmogelijkheden

Regionaal Energieloket biedt onder meer een online HuisScan aan, waarin gegevens over jouw woning worden verwerkt. Wanneer je onze HuisScan doet, vul je verschillende gegevens in over je woning, huishouden en persoonlijke voorkeuren (uitvoering van de overeenkomst). Bijvoorbeeld je postcode en huisnummer, of een koop- of huurwoning hebt, wat voor type woning het is (zoals vrijstaand, 2- onder-1kap, etc.), het bouwjaar van de woning en het aantal personen in het huishouden.

Daarnaast verrijken we het profiel van je huis met informatie uit openbare bronnen zoals het Kadaster en het Centraal Bureau voor Statistiek. We gebruiken de informatie die je hebt ingevuld door de HuisScan te doen om jou te adviseren over energiebesparingsmogelijkheden. Bijvoorbeeld: als we met de beschikbare gegevens vaststellen dat je huis geschikt lijkt voor zonnepanelen, kunnen wij je adviseren over te behalen kostenbesparingen. Als je wilt kun je de resultaten van de HuisScan naar jezelf toe mailen als PDF.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam

• Adres

• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)

• Woning specifieke kenmerken zoals bouwjaar

• Overige informatie die van belang is voor de overeenkomst

Wij bewaren deze gegevens tot maximaal 5 jaar nadat je de aanvraag hebt gedaan. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaarplicht van 7 jaar).

Het koppelen aan bedrijf/energieadviseur en het aanvragen van offertes

We doen ons best om je zo goed mogelijk te koppelen aan voor jou interessante bedrijven die jou verder kunnen helpen met het verduurzamen van jouw huis. Zo kunnen we je bijvoorbeeld alleen aan bedrijven uit jouw regio koppelen als je aangeeft daarin interesse te hebben.

Als je offertes opvraagt via Regionaal Energieloket of een afspraak plant met energiecoach, -ambassadeur of -adviseur dan sturen we hen de hieronder genoemde informatie over jezelf (zodat ze contact met je kunnen opnemen), in sommige gevallen aangevuld met extra informatie over je huis (zodat ze een goede offerte kunnen maken). Je kan het overzicht met informatie dat wij delen met bedrijven altijd opvragen bij Regionaal Energieloket via vragen@regionaalenergieloket.nl.

Regionaal Energieloket stelt je verder in staat om offertes voor besparingsmaatregelen op te vragen bij bedrijven. Wij houden daar informatie over bij. Bij het aanvragen van een offerte of het boeken van een afspraak met een energieadviseur via onze website vragen we informatie op (uitvoering overeenkomst).

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam

• Adres

• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)

• Status van offerte aanvraag

• Eventuele woning specifieke kenmerken zoals het bouwjaar

• Eventuele opmerkingen voor installateur, energieadviseur of voor Regionaal Energieloket

Wij bewaren deze gegevens tot maximaal 5 jaar. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijke verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaarplicht van 7 jaar).

Subsidie aanvragen bij machtiging

Regionaal Energieloket biedt een dienst aan waarbij wij namens jou een ISDE subsidie aanvragen bij jouw gemeente. Hiervoor kun je ons machtigen, zodat we gerechtigd zijn om de subsidie aan te vragen. Voor dit deel van onze dienstverlening vragen we gegevens bij jou op (uitvoering van de overeenkomst). We gebruiken de verzamelde gegevens uitsluitend voor het doel van het namens jou aanvragen van ISDE subsidie bij de gemeente en de communicatie met jullie mogelijk te maken met betrekking tot de voortgang van de subsidieaanvraag.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam

• Adresgegevens

• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)

• Betalingsgegevens (IBAN-nummer)

• BSN-nummer

• Kopie betaalbewijs

• Kopie factuur

• Foto’s uitvoering

We bewaren de informatie zo lang als dat nodig is voor de subsidieaanvraag, het beheer hiervan en/of voor het indienen van bezwaar. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijke verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaarplicht van 7 jaar).

Bezoek aan ons kantoor

Wanneer je bij ons kantoor op afspraak komt, dan registreren wij om de afspraak met jou na te komen de volgende persoonsgegevens:

• Naam

• Contactgegevens

• Afspraakgegevens

Deze gegevens blijven maximaal 2 jaar bewaard in de agenda.

Reviews en ervaringen te tonen

Je hebt de mogelijkheid om een enquête in te vullen over onze dienstverlening, of een review achter te laten op onze website. Zo kunnen wij onze dienstverlening verbeteren, en de input gebruiken om onze dienstverlening te verbeteren. Op onze website tonen we ervaringen van andere bewoners met het verduurzamen van hun woning.

Wij verwerken jouw persoonsgegevens op basis van het gerechtvaardigd belang. Wij hebben namelijk een commercieel belang om onze dienstverlening te verbeteren. Ons commerciële belang prevaleert boven jouw privacybelang, gezien het feit dat je zelf bepaalt of je een enquête wilt invullen of een review wilt achterlaten, en welke informatie je dan geeft.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam

• Foto van de woning

• Inhoud van de enquête/ review

We bewaren deze gegevens maximaal 5 jaar nadat je de enquête hebt review hebt achtergelaten.

Statistieken (intern en extern)

We maken geaggregeerde overzichten van de informatie die we hebben verzameld en verstrekken deze informatie ieder jaar aan verschillende gemeenten.

De overzichten bevatten de volgende gegevens:

• Het aantal gebruikers van de site in de betreffende regio

• Het aantal uitgevoerde HuisScans in de regio

• Het aantal uitgebrachte offertes in de regio

• De besparingsmaatregelen die zijn genomen in de betreffende regio

• Een indicatie van de gerealiseerde CO2-besparing in de regio

De overzichten hebben maximaal een detailniveau op postcode 6 niveau (cijfers + letters). Als het zo is dat we in dat geval persoonsgegevens zouden verstrekken, geven we informatie op meer geaggregeerd niveau om dat te voorkomen. Dat is dan op postcode 4 niveau (enkel de cijfers). Bijvoorbeeld, als je de enige bezitter bent van zonnepanelen in jouw straat dan wordt er een groter gebied weergegeven. Randvoorwaarde is dat deze data nooit te herleiden is tot een individu, tenzij dit met jullie is afgesproken.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Uitgevoerde HuisScans en getroffen duurzaamheidsmaatregelen op adresniveau

• Postcode

Wij bewaren deze gegevens tot maximaal 5 jaar.

Dienstverlening ten aanzien van sollicitanten

Werken bij Regionaal Energieloket

Heb je gereageerd op één van onze vacatures of heb je een open sollicitatie ingestuurd? Dan verwerken wij jouw persoonsgegevens om jouw sollicitatie in behandeling te kunnen nemen, en ter voorbereiding op het eventueel sluiten van een arbeidsovereenkomst.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• NAW-gegevens

• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)

• Curriculum Vitae

• Motivatiebrief

• Eventuele overige informatie die je meestuurt met jouw sollicitatie

Jouw sollicitatiegegevens bewaren wij tot maximaal 6 weken nadat de functie is vervuld. Wanneer we jou op dit moment geen functie kunnen aanbieden, kunnen we – met jouw toestemming – de sollicitatiegegevens nog een jaar langer bewaren. Je kunt jouw toestemming op elk moment intrekken door ons een e-mail te sturen. Indien je bij ons komt werken, bewaren wij jouw sollicitatiegegevens in het personeelsdossier. Dit dossier wordt bewaard zolang dit noodzakelijk is en ten aanzien van de sollicitatiegegevens tot maximaal 2 jaar na indiensttreding.

Een social media- en internetonderzoek kan onderdeel zijn van de sollicitatieprocedure. Dit is noodzakelijk om te kunnen waarborgen dat bij het aannemen van nieuw personeel ons imago in stand blijft. Wij doen dit dan ook op basis van ons gerechtvaardigde belang. Wij zoeken hiervoor op jouw naam via Google, en jouw eventuele profiel op diverse social media. Dit uiteraard voor zover deze profielen openbaar zijn; wij zullen je niet vragen om ons toegang te verlenen tot een afgeschermde social media-pagina of een connectie met ons te maken. De resultaten van het onderzoek worden met jou besproken. Mocht je hier bezwaar tegen hebben, dan kun je dit bij ons aangeven op het moment dat je solliciteert.

Dienstverlening ten aanzien van gemeenten

Kennismakingsgesprek gemeente

Heb je vragen over de dienstverlening van Regionaal Energieloket? Of wil je graag weten wat we voor jouw gemeente waar je werkzaam bent, kunnen betekenen? Dan plannen we graag een kennismakingsgesprek in (uitvoering van de overeenkomst met de gemeente).

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam

• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)

• Gemeente waar je werkzaam bent

• Eventuele informatie als inhoud van het bericht

Deze gegevens bewaren wij 2 jaar of de duur van de overeenkomst die wij met de gemeente aangaan.  

Aanvraag informatie gemeente 

Je kunt op gemeente.regionaalenergieloket.nl als gemeentemedewerker allerlei informatie aanvragen over onze dienstverlening. Bijvoorbeeld in de vorm van webinars, checklists en whitepapers (uitvoering van de overeenkomst met de gemeente). 

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam

• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)

• Gemeente waar je werkzaam bent

Deze gegevens bewaren wij 2 jaar of de duur van de overeenkomst die wij met de gemeente aangaan.   

Wanneer kunnen we jouw persoonsgegevens delen met derden?

Regionaal Energieloket deelt jouw gegevens enkel met derden, wanneer dit op basis van de huidige wetgeving is toegestaan. Het kan voorkomen dat wij jouw persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken, omdat:

• Wij hen hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken of diensten aan te bieden;

• Wij bij hen een subsidieaanvraag indienen;

• Wij daar een wettelijke grondslag voor hebben;

• Wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).

De partijen die in onze of jouw opdracht persoonsgegevens verwerken zijn:

• De gemeente

• IT-dienstverleners

• Marketingdienstverleners

• Betalingsdienstverleners

• Installateurs

• Samenwerkingspartners

Wij delen jouw gegevens enkel met de gemeente als dit op basis van de huidige wetgeving is toegestaan. De gemeente mag jouw gegevens enkel verwerken als zij daar een grondslag voor hebben. Dit kan bijvoorbeeld zijn omdat zij aan een wettelijke verplichtingen moeten doen. Neem contact op met de gemeente voor meer informatie over de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Om jouw privacy te waarborgen sluiten we de benodigde contracten waarin we afspraken maken over de omgang met persoonsgegevens.

Deze privacyverklaring is uitsluitend van toepassing op de diensten van Regionaal Energieloket. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van andere websites, die via een link op onze website bereikbaar zijn.

Rolverdeling de gemeente en Regionaal Energieloket

In sommige gevallen werken wij samen met de gemeente. Met betrekking tot deze samenwerking is de rolverdeling van partijen van belang. Regionaal Energieloket biedt zelf haar dienstverlening aan inwoners aan. De gemeente informeert Regionaal Energieloket niet welke gegevens verwerkt moeten worden en op welke wijze dat dient te gebeuren. Daarnaast verwerkt Regionaal Energieloket de persoonsgegevens ook niet in opdracht van de gemeente.

Voor de huidige situatie tussen Regionaal Energieloket en de gemeente geldt dat Regionaal Energieloket bepaalt welke persoonsgegevens noodzakelijk zijn om de dienstverlening aan te bieden. Daarnaast bepaalt Regionaal Energieloket bijvoorbeeld ook dat persoonsgegevens worden doorgestuurd naar een andere partij, zoals een bedrijf dat zorgdraagt voor het isolatiemateriaal of de zonnepanelen.

Omdat Regionaal Energieloket een grote mate van vrijheid heeft over de exacte invulling van het energieloket en projecten, en omdat de gemeente dat ook van Regionaal Energieloket verwachten, is Regionaal Energieloket verwerkingsverantwoordelijke.

Social media buttons

Op onze website maken wij gebruik van social media buttons, welke jou doorgeleiden naar de betreffende social media platforms. Je krijgt hierdoor de optie om ons te volgen en om content te delen binnen het netwerk. Ook zul je advertenties tegenkomen op jouw social mediapagina. De buttons zijn werkzaam vanwege stukjes code welke afkomstig zijn van de social medianetwerken. Als je wilt weten wat de social media platforms doen met jouw persoonsgegevens, lees dan de desbetreffende privacyverklaring:

• Facebook (privacyverklaring)

• Twitter (privacyverklaring)

• Instagram (privacyverklaring)

Hoe worden jouw persoonsgegevens beveiligd?

Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Wij nemen dan ook passende technische en organisatorische maatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens). We passen de beveiliging steeds aan en letten goed op wat er mis kan gaan.

Regionaal Energieloket beschikt over verschillende certificaten: 

• ISO 27001

• ISO 9001

• BIO

Welke privacyrechten heb je?

• Recht op inzage: je hebt het recht de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, in te zien.

• Recht op rectificatie: je hebt het recht de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, te corrigeren of aan te vullen indien deze onjuist of onvolledig zijn.

• Recht van bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens, waaronder tegen direct marketing.

• Recht op verwijdering: je kunt ons verzoeken jouw persoonsgegevens te verwijderen.

• Recht om jouw toestemming in te trekken: indien je ons toestemming hebt gegeven om persoonsgegevens te verwerken, dan kun je deze toestemming op ieder moment intrekken.

• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien het technisch mogelijk is, heb je het recht om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken te laten overdragen aan een derde partij.

• Recht op beperking van de verwerking: in sommige gevallen kun je ons verzoeken om het verwerken van jouw persoonsgegeven (al dan niet tijdelijk) te beperken.

Bij jouw verzoek kunnen wij je vragen om je te identificeren. Wij vragen hiervoor gegevens op om er zeker van te zijn dat jij de juiste persoon bent aan wie de persoonsgegevens toebehoren.

Wij zullen in principe binnen 30 dagen aan jouw verzoek voldoen. Deze termijn kan echter worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke privacyrechten of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij jou daarvan tijdig op de hoogte stellen.

Indien je één van je rechten wilt uitoefenen, dan kun je dat kenbaar maken via privacy@regionaalenergieloket.nl. Daarbij graag het verzoek in de onderwerpregel “AVG verzoek” vermelden. Regionaal Energieloket heeft een functionaris gegevensbescherming (FG) die te bereiken is via bovenstaand e-mailadres.

Wijzigingen in de privacyverklaring

Wanneer onze dienstverlening wijzigt, moeten wij natuurlijk ook de privacyverklaring aanpassen. Let dus altijd op de datum bovenaan in dit document en kijk regelmatig of er nieuwe versies zijn.

Vragen of klacht indienen

Als je vragen hebt, of een klacht in wilt dienen over het gebruik van jouw persoonsgegevens, dan kun je een e-mail sturen naar privacy@regionaalenergieloket.nl. Wij pakken elke vraag en klacht intern op en communiceren dit verder met jou. Als je vindt dat wij jou niet op de juiste manier helpen, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens

Regionaal Energieloket B.V.
Willem Landréstraat 2
1077KZ Amsterdam
E-mailadres: vragen@regionaalenergieloket.nl
Telefoon: 088-525 41 10
KvK-nummer: 76549003